Declaração de Viagem a Trabalho: Como Fazer

Quando você viaja a trabalho, seja para uma reunião, uma conferência ou para realizar algum projeto em outra cidade, é fundamental que tenha a documentação correta para formalizar a viagem. Uma das peças essenciais desse processo é a declaração de viagem a trabalho.

Mas como fazer uma declaração de viagem a trabalho? Neste artigo, vamos explicar o que é, como criar uma e qual a sua importância para os aspectos fiscais e administrativos de sua viagem corporativa.

O Que é a Declaração de Viagem a Trabalho?

A declaração de viagem a trabalho é um documento oficial que informa que o deslocamento foi realizado para fins profissionais, e não pessoais.

Esse documento é necessário para garantir que a viagem seja reconhecida pelas autoridades fiscais e pelas empresas, além de permitir que você solicite reembolsos de despesas ou faça a prestação de contas sobre os custos relacionados ao trabalho.

Quando é Necessário Emitir a Declaração de Viagem a Trabalho?

A declaração de viagem a trabalho se faz necessária quando o colaborador viaja a serviço da empresa e precisa comprovar que o deslocamento teve fins profissionais.

Esse tipo de declaração pode ser exigido tanto para viagens curtas, como viagens de um dia, quanto para viagens mais longas.

• Viagens nacionais: Quando um colaborador viaja dentro do país para realizar atividades como reuniões, visitas a clientes ou participar de eventos.
• Viagens internacionais: Quando o colaborador se desloca para fora do país a trabalho, seja para eventos, treinamentos ou para fazer negócios.

Como Fazer uma Declaração de Viagem a Trabalho?

Agora que você já sabe o que é uma declaração de viagem a trabalho, vamos aprender como fazer uma corretamente.

Embora a estrutura do documento possa variar dependendo das necessidades da empresa ou do órgão fiscalizador, existem algumas informações essenciais que devem ser incluídas em toda declaração de viagem a trabalho.

Passo a Passo para Elaborar a Declaração de Viagem a Trabalho

Cabeçalho e Dados da Empresa

Comece a declaração com o nome e CNPJ da empresa, pois isso ajuda a identificar a organização responsável pela viagem.

Inclua também o nome e cargo do colaborador que está realizando a viagem.

Informações sobre o Colaborador

• Nome completo do colaborador.
• Cargo ou função exercida pelo colaborador na empresa.
• Data de emissão da declaração.

Objetivo da Viagem

• Descreva brevemente o motivo da viagem, como uma reunião de negócios, participação em conferência ou visita a um cliente.
• Inclua o nome do evento ou da conferência, se aplicável, e o local de realização.

Detalhes da Viagem

• Data de início e fim da viagem.
• Cidades ou países para onde o colaborador se deslocará.
• Meio de transporte utilizado (avião, carro, trem, etc.), se relevante para o controle de custos ou reembolso.

Informações Fiscais e Reembolsos

Caso a empresa ofereça algum tipo de reembolso para o colaborador, é importante mencionar as despesas cobertas pela empresa, como alimentação, hospedagem e transporte.

Assinatura

A declaração de viagem a trabalho deve ser assinada pelo colaborador e por um representante da empresa, como o gerente ou responsável pela área de recursos humanos.

Exemplo de Declaração de Viagem a Trabalho

Aqui está um exemplo básico de como você pode estruturar a declaração de viagem a trabalho:

[Nome da Empresa]

CNPJ: [Número do CNPJ]

Endereço: [Endereço completo da empresa]

DECLARAÇÃO DE VIAGEM A TRABALHO

Eu, [Nome do responsável da empresa], [Cargo do responsável], da empresa [Nome da Empresa], declaro que o colaborador [Nome completo do colaborador], portador do CPF [Número do CPF], ocupa o cargo de [Cargo do colaborador] e realizará uma viagem a trabalho para [Cidade/País] entre os dias [Data de início] e [Data de término]. O objetivo da viagem é [descrever o objetivo, como participação em evento, reunião, visita a cliente, etc.].

Durante o período da viagem, o colaborador utilizará o meio de transporte [avião, carro, trem] e a empresa cobrirá as despesas relacionadas a [descrever as despesas, como transporte, alimentação e hospedagem].

Atenciosamente,

[Assinatura do responsável]

[Assinatura do colaborador]

A Importância da Declaração de Viagem a Trabalho

A declaração de viagem a trabalho não apenas formaliza a viagem, mas também é essencial para diversas finalidades. Aqui estão alguns dos principais motivos pelos quais esse documento é importante:

Para a Prestação de Contas

Quando o colaborador retorna de uma viagem, ele pode precisar comprovar as despesas para que a empresa faça o reembolso das mesmas. A declaração de viagem a trabalho ajuda a manter esse processo organizado e transparente.

• Despesas reembolsáveis: Gastos com transporte, alimentação e hospedagem durante a viagem.
• Facilidade no processo: A declaração torna a prestação de contas mais clara e objetiva, evitando confusão ou duplicidade de informações.

Para Impostos e Aspectos Fiscais

A declaração também pode ser necessária para fins fiscais, já que alguns tipos de despesas de viagem podem ser deduzidos de impostos ou exigem comprovação de que a viagem foi realmente a trabalho.

Ter um documento que comprove a finalidade profissional da viagem facilita esse processo.

Para Transparência e Organização

Ao formalizar a viagem com a declaração de viagem a trabalho, a empresa e o colaborador mantêm um registro claro e organizado de todas as viagens realizadas a serviço da empresa. Isso contribui para a boa gestão de viagens corporativas e a organização do controle de custos.

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